Для кого
Примеры
Цены
Вопросы
Оставьте заявку
Простая CRM для малого бизнеса на Notion

Как сделать простую CRM для малого бизнеса на Notion

🗓 Дата публикации - 19.11.2024
🗣 Степан Медведев
🕮 Время чтения - 20 мин
В этой статье я расскажу как самостоятельно сделать простую и удобную CRM систему для малого бизнеса для продажи товаров и услуг на Notion.

Если вы не хотите делать сами или начинать с ноля - в конце статьи можно скачать готовый бесплатный шаблон системы (который можно редактировать).

Если вы не знаете что такое Notion - это универсальный инструмент который дает возможность сделать личную или корпоративную систему для чего угодно, его часто называют Lego для взрослых.
Сначала я расскажу о том как сделать правильную структуру баз данных (чтобы потом не пришлось все переделывать), потом расскажу как cделать функции, как создавать автоматизации и интерфейсы которые повышают удобство работы и производительность, скажу что еще можно было бы сделать чтобы поднять систему на уровень выше и закончу демонстрацией работы.
Перед началом: любая система должна быть подстроена под конкретные процессы. Наша CRM будет усреднено-базовой основой для такой подстройки, и сможет подойти малому бизнесу, который продает как товары так и услуги, однако кому-то она и не подойдет.

P.S. Если вы больше любите смотреть, чем читать - ниже видео (скоро будет).

Структура

“Семь раз отмерь, один раз отрежь”.

Начинаем с планирования/создания структуры баз данных, это самая важная часть которую будет сложно переделать потом. От выбора правильной структуры зависят возможности будущей CRM системы.

Я опущу теорию, детали и тех. ограничения (больше этого есть в статье о том как сделать систему управления проектами).

Создаем Базы данных
У нас из будет 6 (стрелки обозначают прямые связи):
CRM система для малого бизнеса на Notion - базы данных
  1. Лиды/Сделки. Здесь будут находиться заявки поступающие из всех источников, которые потом превращаются в продажи.
  2. Клиенты. Те кто “покупают”
  3. Менеджеры. Те кто “продают”. Клиенты могут быть закреплены за менеджерами.
  4. Товары/Услуги. То что мы будем продавать, а продавать мы можем как единичные услуги, так и ”лист” товаров, так и то и другое.
  5. Проводки. Техническая база которая позволит нам продавать.
  6. Дашборды. Рабочие пространства для менеджеров, чтобы все что надо было наведу, а лишнее не отвлекало.

Уровни доступа
В нашей упрощенной системе их будет 2:
CRM система для малого бизнеса на Notion - роли
  1. “Менеджер”. Видит и имеет доступ ко всему кроме баз Менеджеры и Дашборды.
  2. “Владелец”. Имеет доступ ко всему.
Простая CRM для малого бизнеса на Notion на Notion - базы данных

Функции и формулы

Руководствуясь целью сделать простую и универсальную CRM и “золотым правилом проектирования":
Чем меньше тем лучше.
Мы делаем минимально возможный-нейтральный набор функций, а все остальное заносим в "вишлист" в главе Что еще можно сделать.
CRM для малого бизнеса на Notion - функции
Лиды/Сделки
  • Название - либо мета информация (при авто загрузке с форм и сайта) либо указание того что нужно, имеющая смысл информация для идентификации лида менеджером.
  • Дата создания - когда лид был создан/добавлен в базу. Дата которую можно выбрать вручную;
  • Источник - откуда “пришел” лид. Выпадающий список с вариантами. Мы добавим пару примеров, каждый пользователь должен будет настроить под себя;
  • Email;
  • Телефон;
  • Менеджер - за кем закреплен Лид/Сделка;
  • Дата следующего контакта;
  • Тема следующего контакта;
📜 Дата и Тема следующего контакта это как раз одни из тех “деталей” о которых идет речь в начале. На них мы строим работу нашей CRM, руководствуясь принципом, что каждый контакт должен заканчиваться назначением даты следующего контакта (и указанием темы, чтобы не забыть), даже если сделка закрыта.
  • Статус - Лид (первого контакта не было), Переговоры, Документы (формальное согласие на сделку, подготовка документов), Продажа (Договор подписан/Cчет оплачен…), В работе (отгрузка товаров, Оказание услуг), Готово (товары отгружены, Услуги оказаны), Закрыто (документы подписаны/отзыв получен), Отказ;
  • Дата сделки - дата когда статус изменен на Продажа;
  • Проводки - фиксируют какие Товары/Услуги были добавлены к Сделке;
  • Клиенты - клиенты связанные со сделкой - кто “покупает”
  • Email Клиента - автоматом подтягивается из базы Клиенты;
  • Телефон Клиента - автоматом подтягивается из базы Клиенты;
  • Сумма заказа - общая сумма выбранных товаров/услуг, автоматом подтягивается из базы Проводки, учитывает скидку;
  • Скидка - на Сумму заказа выставляемая вручную;
  • Отзыв - либо ссылка на отзыв (на картах например), либо ответ на вопрос - “Что можно сделать лучше” который стоит задавать всем клиентам после сделки.
  • Лид (count) - тех функция (формула) для подсчета лидов Менеджеров;
  • Продажа (count) - тех функция (формула) для подсчета количества продаж Менеджеров;
  • Сумма (count) - тех функция (формула) для подсчета суммы продаж Менеджеров;

Клиенты
  • Имя - название организации или имя физ. лица.
  • Email;
  • Телефон;
  • Лиды/Сделки - связь с базой;
  • Общая сумма покупок;
  • Последняя сделка;
  • Закрепленный Менеджер - подтягивается из Лидов/Сделок.

Менеджеры
  • Имя;
  • В Notion - профиль/аккаунт в Notion;
  • Закрепленные клиенты;
  • Лиды/Сделки - связь с базой;
  • Количество лидов в работе - считается автоматом;
  • Количество сделок в работе - не закрытых, считается автоматом;
  • Сумма по сделкам - считается автоматом;
  • Дашборд - ссылка/связь c личным Дашбордом.

Товары/Услуги
  • Название;
  • Кол-во - имеющиеся количество (склад), заполняется вручную;
  • Количество - Кол-ва - Проводоки;
  • Цена;
  • Проводки - связь с базой Проводки;
  • Клиенты - подтягивается автоматом из Проводок.

Проводки
  • Название - будет заполняться автоматом;
  • Лиды/Сделки - связь с базой Лиды/Сделки;
  • Товары/Услуги - связь с базой Товары/Услуги;
  • Цена ✋🏼 - для ручного выставления цены, если она отличается от Цены которая подтягивается оатоматом из базы Товары/Услуги;
  • Цена - если Цена ✋🏼 пустая, показывает Цену Товара/Услуги из базы Товары/Услуги;
  • Итого - Цена умножить на Количество;
  • Дата - будет заполняться автоматом, может быть изменена вручную;
  • Количество - количество продаваемых товааров и услгу, по умолчанию 1;
  • Количество (count) - число (формула) для вычитания из Кол-ва в базе Товаровы/Услуги;
  • Клиент - подтягивается автоматом из базы Лиды/Сделки.

Дашборды
  • Имя - имя ”владельца” Дашборда;
  • Менеджер - связь с базой Менеджеры.

Технические функции (во всех базах)
  • Дата/время создания записи;
  • Дата/время последнего редактирования записи;
  • Кто создал;
  • Кто последний редактировал.
  • ID - уникальный идентификационный номер записи.
CRM для малого бизнеса на Notion - базы данных
Здесь, я подробнее хотел бы остановиться на нескольких формулах-функциях, которые играют ключевую роль в процессах:
  • Лид (count) - считает количество лидов в работе у Менеджеров;
if(and(prop("Статус")!="Готово", prop("Статус")!="Закрыто", prop("Статус")!="Продажа", prop("Статус")!="Выполнение",prop("Статус")!="Отказ" ), 1,0)
  • Продажа (count) - считает количество продаж у Менеджеров;
if(or(prop("Статус")=="Готово", prop("Статус")=="Закрыто", prop("Статус")=="Продажа", prop("Статус")=="Выполнение"), 1,0)
  • Сумма (count) - считает сумму продаж у Менеджеров;
if(or(prop("Статус")=="Готово", prop("Статус")=="Закрыто", prop("Статус")=="Продажа", prop("Статус")=="Выполнение"), prop("Сумма заказа "),0)
  • Количество (count) - показывает число только если статус сделки Продажа и или пуст (для фиксации “приходов на склад”);
if(or(format(map(prop("Лиды/Сделки"),current.prop("Статус")))=="Продажа", format(map(prop("Лиды/Сделки"),current.prop("Статус")))=="Выполнение", format(map(prop("Лиды/Сделки"),current.prop("Статус")))=="Готово", format(map(prop("Лиды/Сделки"),current.prop("Статус")))=="Закрыто", empty(format(map(prop("Лиды/Сделки"),current.prop("Статус"))))), prop("Количество"), 0)
  • Лид или Сделка (tech) - для суммирования на уровне Менеджера считает запись лидом, сделкой, или отказом;
ifs(or(format(map(prop("Лиды/Сделки"),current.prop("Статус")))=="Продажа", format(map(prop("Лиды/Сделки"),current.prop("Статус")))=="Выполнение", format(map(prop("Лиды/Сделки"),current.prop("Статус")))=="Готово", format(map(prop("Лиды/Сделки"),current.prop("Статус")))=="Закрыто"), 1,
format(map(prop("Лиды/Сделки"),current.prop("Статус")))=="Отказ",2,0)
⚠️ Если меняете названия статусов (или добавляете новые) - нужно поменять их во всех формулах выше, чтобы они работали.
  • Сумма заказа - общая сумма выбранных товаров/услуг, всех Проводок, за вычетом Скидки (если таковая есть).
sum(map(prop("Проводки"),current.prop("Итого")))-(sum(map(prop("Проводки"),current.prop("Итого")))*(prop("Скидка")/100))

Автоматизации

Чтобы повысить эффективность, уменьшить количество ошибок и количество ручной работы, мы добавим “родные” автоматизации Notion, там где это возможно:
  • Новый лид - когда создана новая запись (лид), автоматом проставляется: Дата создания - Сейчас, Статус - Лид, Дата следующего контакта - Сейчас+2 дня, Тема следующего контакта - Фоллойап.
Простая CRM для малого бизнеса на Notion на Notion - автоматизации
  • Дата и имя сделки - ставим дату когда статус изменен на Продажа, а имя - Дата+Клиент;
Простая CRM для малого бизнеса на Notion на Notion - автоматизация
  • Название проводок - авто-заполнение на основании названия Товара и Клиента сделки;
CRM для малого бизнеса на Notion - автоматизация
  • Дата проводки + количество (1 по умолчанию) - авто-заполнение при создании;
CRM система для малого бизнеса на Notion на Notion - автоматизация

Шаблоны

Шаблоны не только будут показывать всю нужную связанную информацию в одном месте, но и существенно упрощать процессы (часть работы будет идти через них).
Notion недавно выпустил обновление, где изменил возможность управлять тем как выглядят properties (функции -”колонки”) внутри страницы базы данных, давая возможность закрепить 4 в шапке, часть вынести в свернутое боковое меню, а также добавлять отдельные в разных видах.

Функция называется - Customize Layout

В нашем шаблоне CRM мы будем пользоваться новыми возможностями:
  • Закреплять “самые важные” properties в шапке;
  • Скрывать менее важные в боковом меню.
Делаем следующие шаблоны:


Сделка
Автоматически собирает и представляет всю важную информацию по сделке.
В отличие от других шаблонов - этот активно участвует в рабочих процессах - “изнутри” к сделке добавляются товары и услуги (посредством добавленного нами вида), где за счет установленного фильтра каждая Проводка будет автоматически привязана к Лиду/Сделке.
Простая CRM для малого бизнеса на Notion - шаблоны

Клиент
Показывает общую информацию в шапке, а также все Лиды, Сделки и Товары/Услуги, ассоциированные с клиентом.
Выполняет информационную функцию.
CRM система для малого бизнеса на Notion - шаблоны

Менеджер
Помимо общей информации показывает все Лиды и Сделки относящиеся к менеджеру.
Если добавить новый лид здесь - он будет автоматически закреплен за менеджером.
CRM система для малого бизнеса на Notion - шаблон

Товар/Услуга
Показывает все Проводки (Продажи) Товара/Услуги в различных представлениях, а также “суммарную” информацию.
Простая CRM для малого бизнеса на Notion - шаблон

Дашборд
Индивидуальное рабочее пространство для каждого Менеджера, настраиваемое под него, где Менеджер сможет работать со своими Лидами и Сделками, а также видеть всех своих Клиентов.
CRM для малого бизнеса на Notion - шаблон

Интерфейсы

Теперь переходим к созданию интерфейсов.
Начинаем с планирования.
Для Менеджеров интерфейс мы уже создали - Дашборд, теперь нам нужно создать интерфейс для второго уровня доступа - Владелец.
Что (и как) Владельцу нужно видеть, я думаю что:
  • Все Лиды/Сделки в табличном и канбан виде.
  • Лиды/Сделки с группировкой по Менеджерам.
  • Продажи с группировкой по месяцам, Закрытые сделки с группировкой по месяцам + с группировкой по менеджерам (двойная группировка на виде канбан).
  • Менеджеры и их Дашборды.
  • Клиенты в табличном виде и Клиенты с группировкой по менеджерам.
  • Товары/Услуги.
  • Проводки В работе (не продажи), а также продажи с группировкой по: Товарам\Услугам, Сделкам, Клиентам.
Наверху у нас будет “доска” для ссылок и документов и технический “блок” где лежат все базы данных, синхронизированный блок, а также могут лежать инструкции.
Простая CRM для малого бизнеса на Notion

Что еще можно было-бы сделать

Короткий ответ - почти все что угодно.
Правильный ответ - то что нужно именно вам.
Для вдохновения и примера, вот “короткий” список идей, пришедших нам во время строительства:
  • Базу месяцы - для учета статистики по продажам по месяцам/годам, а также оценки работы менеджеров;
  • Базу Контакты - если вы продаете бизнесу, вы взаимодействуете с организациями, где разные люди отвечают за разное: принятие решений, документы, доставку, тех. часть… нормальная CRM должна это учитывать.
  • Отгрузки, доставка, связь с проектами - в зависимости от того, как именно происходит поставка товаров/услуг;
  • Закупки - для “правильного” пополнения склада и не только;
  • Склад, остатки, инвентаризации;
  • Документы - счета, договора, КП и тд. Чтобы все хранилось в одном месте и было связано со сделками - для быстрого и удобного доступа.
  • Резерв количества Товаров/Услуг при определенном статусе;
  • Скидки на отдельные Товары/Услуги;
  • Систему накопительных скидок для клиентов, на основании объема продаж;
  • Систему “приведи друга” - скидка на товары/услуги для обоих сторон, основанная на уникальных кодах - мощный инструмент для удержания клиентов для определенных ниш;
  • Авто-расчет комиссии для менеджеров по продажам, в зависимости от проданного в месяц объема, скидок, Товаров/Услуг;
  • Статистика Отказов по каждому Менеджеру, с фиксацией причин отказов;
  • Модуль работы с возвратами;
  • Статистика продаж Товаров/Услуг (дата, количество, скидка…) по каждому менеджеру;
  • Общую сумму продаж по каждому Товару/Услуге;
  • Авто-выбор менеджеров при добавлении ими лида, а также систему авто-распределения лидов;
  • Архивирование - Не работающих Менеджеров и неактуальных Товаров/Услуг;
  • HR модуль - для онбординга и офбординга менеджеров, включая Базу Знаний/Процессов и автоматизацию этих процессов;
  • Подключение к сайту, например к Tilda - для приема заявок оттуда автоматом и авто-определения источника;
  • Проекты и задачи (кстати посмотрите наши шаблоны Проектов и задач и Трекер для учета времени по ним);
  • Все что угодно еще…
Здесь еще раз хотелось бы сказать, что все, начиная со структуры и заканчивая интерфейсами, должно подстраиваться под процессы конкретного бизнеса, что Notion хорошо позволяет сделать.

Посмотреть как система работает можно в видео:
Для получения шаблона созданной системы, заполните форму нижу:
Если вам нужна CRM или любая другая система управления или автоматизация которая отвечает именно вашим требования - мы делаем их на заказ:

ЗАПИШИТЕСЬ НА БЕСПЛАТНУЮ КОНСУЛЬТАЦИЮ