Как сделать трекер рабочего времени на Notion за 10 минут

🗣 Степан Медведев

🕮 Время чтения - 7 мин

🗓 Дата публикации - 23.10.2024

В этой статье я в подробностях покажу как сделать трэкер рабочего времени для проектной работы или фриланса с отображением результатов при помощи Notion.
У меня на его создание ушло 10 минут (засек в нем же).
Если вы не хотите делать сами - в конце статьи ссылка на готовый бесплатный шаблон (который можно редактировать).

Notion - это уникальное приложение которое дает возможность сделать инструмент или систему для личных и бизнес целей без кода.

Начинаем.

P.S. Если вы больше любите смотреть, чем читать - ниже видео.

Базы данных

Нам понадобятся две:

Первая - Учет времен

Она будет содержать “отрезки” рабочего времени, в ней должно быть:

2 даты: начало и конец;
Формула которая будет вычитать разницу между началом и концом в минутах (Результат):

dateBetween(prop("Конец"),prop("Начало"),"minutes")

Чекбокс “Оплачено”, которым мы будем отмечать оплаченные отрезки;
2 “технические” формулы, которые понадобятся для отображения результатов позднее:

Не оплачено (tech)

if(empty(prop("Оплачено")), sum(prop("Результат")), 0)

Оплачено (tech)

if(empty(prop("Оплачено")), 0, sum(prop("Результат")))

Вторая - Сумма времени (или Итог)

Она будет суммировать и отображать все данные в одной “карточке”, для этого нам понадобиться:

Связь с первой базой - Учет времени;
Формула которая будет будет показывать 4 различные калькуляции в одном (Итог):

"Всего часов - " + ((sum(map(prop("Учет времени"),current.prop("Результат")))/60)*100).round()/100 +" "+"Оплачено часов - " + ((sum(map(prop("Учет времени"),current.prop("Оплачено (tech)")))/60)*100).round()/100+"
"+"Не оплачено часов - " + ((sum(map(prop("Учет времени"),current.prop("Не оплачено (tech)")))/60)*100).round()/100+"
"+ style("К оплате - ₸"+(((sum(map(prop("Учет времени"),current.prop("Не оплачено (tech)")))/60)*5000)*100).round()/100, "b","yellow_background")

Это по сути 4 отдельные формулы объединенные в одну, представляющие данные с новой строки, а также округляющие получившееся значения до двух знаков после запятой. Еще один момент - в этой формуле мы показываем сумму к оплате, которая основана на количестве не оплаченных часов и ставке.

Ставку мы задаем вручную, она находиться на нижней строке (выделена жирным) и сейчас составляет 5000 (то есть 5000\час).

В этой базе у нас будет только 1 запись и мы назовем ее Итого.

Кнопки

Для удобной работы нам понадобятся кнопки, они будут решать несколько задач:

Проставлять время и дату конца и начала по нажатию кнопки.
А не вручную.

Для этого создаем одноименные кнопки и задаем им нужные параметры:
Старт

Конец

Здесь помимо проставления даты конца нам надо указать к каким записям ее проставлять и для этого мы добавляем 2 фильтра (применять только если):

Начало не пустое;
Конец пустой.

Обновлять суммарный итог по нажатию кнопки.
Чтобы не добавлять связи для каждого “отрезка” рабочего времени вручную.

При нажатии кнопки все отрезки времени будут привязаны к записи Итог в базе Сумма времени.

Отмечать как оплаченные все неоплаченные участки по одному нажатию кнопки.
А не отмечанием галочек в каждом.

Фильтром “ищем” неоплаченные участки - и отмечаем все найденное как оплаченное.

Внешний вид

Сейчас мы работаем с корневыми базами (не с видами на них, как мы например делали в прошлый раз), тем не менее здесь мы почти также создаем виды в базах:
Учет времени

Оплачено
Не оплачено

В обеих фильтруем по “галочке” Оплачено.

Сумма времени
Создаем вид галерея, где помимо титульного Name показываем формулу Итог, делаем размер карточки маленьким, в превью ставим “ничего не показывать” и включаем Wrap all properties, чтобы многостраничная формула показывалась правильно.
Табличный вид после этого можно удалить.

Теперь помещаем базы в callout блоки “чтобы было красиво” располагаем их в 2 колонки и располагаем кнопки где надо

Готово.

Для получения шаблона трекера, укажите почту, на которую его можно прислать:

Если вам нужен внутренний инструмент, система управления проектами, CRM, ERP или что угодно еще мы их делаем на заказ.

ЗАПИШИТЕСЬ НА БЕСПЛАТНУЮ КОНСУЛЬТАЦИЮ