Простая CRM для малого бизнеса на Notion

Настройка авто создания и отправки счетов из Notion CRM с Zapier

🗓 Дата публикации - 19.05.2025

🗣 Степан Медведев

🕮 Время чтения - 10 мин

В этой статье я расскажу как можно настроить авто создание и отправку документов (на примере счета) из Notion CRM: по клику запускать создание счета в Google Docs, автонумерацию (с учетом номеров предыдущих счетов), сохранение в PDF на Google Drive и отправку клиенту на почту, при помощи Zapier.

Каждый предприниматель и менеджер знает, сколько времени уходит на подготовку документов. Выставление КП, счетов, договоров – это монотонная, но требующая внимания задача. Ошибка в номере, сумме или реквизитах может привести к задержкам в оплате или недопониманию с клиентом.

P.S. Если вы больше любите смотреть, чем читать - ниже видео.

Структура системы

Notion: основа системы - отредактированная версия нашей бесплатной CRM на Notion.
Google Docs: Используется для создания документов на основании шаблона: специальные метки позволяют автоматически подставлять нужную информацию из Notion.
Zapier: "Мост" между приложениями. Zapier отслеживает изменения в Notion CRM (например, перевод сделки на этап "Выставить счет") и запускает цепочку автоматических действий.
Google Drive: Облачное хранилище для готовых PDF-версий счетов и редактируемых файлов формата DOCS. Ссылка на каждый документ автоматически добавляется в карточку соответствующей сделки в Notion.
Zoho Mail (или аналогичный сервис который можно подключить к Zapier): Для автоматической отправки письма с готовым счетом (в виде ссылки и PDF-вложения) на email клиента.
Элемент ИИ: делает маленькую, но нужную работу - переводит сумму сделки из числового формата в текстовый (прописью).

Настраиваем Notion

К существующей CRM системе добавляем 2 базы данных: Документы (связываем ее с базой Лиды и Сделки) и Техническая (связываем ее с базой документы) - она будет содержать только одну запись - для прикрепления к ней всех счетов (записей из базы документы типа Счет) и "возвращения" в базу Документов номера последнего.
В базу документов добавляем необходимые проперти и автоматизации для авто-прикрепления каждого создаваемого счета (если новая запись создан и тип - счет) к записи в технической базе и заполнения (имя, дата, номер...) счетов.

В базу Клиенты добавляем "колонки" для реквизитов, нужных для выставления счета.
Вся нужна для заполнения Счета информация "стягивается" через ролапы и формулу с функцией map в базу документы: реквизиты от Клиентов, сумма счета и наименование услуги из Услуг\Товаров, номер и номер договора (основание) из Документов. Чтобы автоматизации было "удобно" взять все что ей нужно из одного места.

Авто создание и отправка счетов из Notion CRM с Zapier как настроить

Создаем шаблон Google Docs

Берем готовый счет (или другой документ, создание которого вы хотите автоматизировать), копируем и те места которые хотим авто-заполнять\ заменять динамическими данными из Notion, берем в фигурные кавычки и вставляем название переменной на латинице, такое, чтобы нам потом было понятно, например: вместо "№ такой-то" - {{number}}.
Называем Шаблон так, чтобы нам потом было понятно.
Помещаем в нужную папку (для порядка).

Авто создание и отправка счетов из Notion CRM с Zapier и Google Docs

Хотите получать информацию о no-code системах и автоматизациях для бизнеса?
Только ценная информация и инсайты, никакого спама.

Заполняя форму выше и нажимая на кнопку Подписаться вы подтверждаете что ознакомились и согласны с нашей политикой обработки персональных данных.

Создание автоматизации в Zapier

Для того, чтобы все работало, нужно чтобы все необходимые данные для создания документа были заполнены в карточке сделки в Notion.

Для этого можно настроить визуальные индикаторы недостающей информации (если нет реквизита - формула возвращает "Нет реквизита") или предусмотреть систему их автоматического добавления.

Делаем новый Zap, тригером выбираем - изменение записи базы данных (Лиды и Сделки) Notion.
Но нам не интересны все изменения, а только конкретные, для этого 2 шагом добавляем Filter by Zapier который контролирует чтобы дальше "проходили" только те записи, где все нужные для заполнения данные есть и статус сделки "Выставить счет".
Третий шаг - добавляем модуль ChatGPT, с типом Conversation (можно добавить любой другой AI) который "просим" перевести числовую сумму заказа в сумму прописью при помощи вот такого промпта (Английский язык в среднем работает лучше, хотя в данном случае это не важно):

Take this number: [Сумма Заказа Number] and spell it in the Russian language without capitalization.
--
Example:
Input - "2750"
Output - "две тысячи семьсот пятьдесят"
--
Include only the spelling in your response.

Четвертый шаг: Google Docs - Create Document From Template (создать документ по шаблону). Выбираем аккаунт, папку и нужный шаблон.
Заполняем все {{нужные значения}} значениями из сделки Notion (тритер) а сумму прописью - output ChatGPT.
Указываем папку куда "складывать" готовые документы и выбираем экспортные форматы DOCS и PDF.
Пятый шаг - Модуль почты (у нас Zoho Mail, но подойдет любая другая, которую можно подключить) с действием отправить письмо .
Получатель - Email клиента из из сделки Notion (тритер).
Тема письма и Текст письма - то что нужно, можно включить туда динамические данные.
Добавляем в Текст ссылку на счет в формате PDF (Export Links Application Pdf) из модуля Google Docs.
Добавляем файл PDF (Public Links Application Pdf) из модуля Google Docs как прикрепленный файл.
Шестой (и последний) шаг - Update Database Record в Notion, добавляем ссылку на сгенерированный документ в редактируемом формате (Alternative Link) в Сделку Notion.

📜 Данный пример иллюстрирует как относительно легко можно существенно повысить эффективность операционной деятельности бизнеса и автоматизировать рутинные операции.

И это уже не будущее, это реальность (а скоро станет и необходимостью) современного бизнеса.

Если вам нужна система управления или автоматизация на основании ваших процессов:

ЗАПИШИТЕСЬ НА БЕСПЛАТНУЮ КОНСУЛЬТАЦИЮ